Peppol-verplichting in België: wat transportbedrijven moeten regelen

Sinds 1 januari 2026 volstaat een pdf in een e-mail niet meer als factuur tussen twee Belgische bedrijven. Rijdt u met vrachtwagens vanuit België en factureert u aan Belgische verladers, dan is uw facturatie die dag veranderd, en ook de manier waarop Belgische onderaannemers u factureren. We volgen de regel zoals de FOD Financiën hem op het e-invoiceportaal uitlegt.

Gestructureerde elektronische facturatie is verplicht voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige bedrijven, voor facturen die vanaf 1 januari 2026 worden opgemaakt, uitgereikt of verzonden. In de praktijk loopt dat via Peppol: software die op het Peppol-netwerk is aangesloten en gestructureerde facturen verstuurt en ontvangt. De administratie verwijst naar artikel 53, §2bis van het Btw-Wetboek. Facturen aan consumenten vallen erbuiten.

Versturen én ontvangen, voor elke btw-plichtige

Volgens het e-invoiceportaal van de FOD Financiën geldt de verplichting voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen, ook voor wie onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt. Een btw-geïdentificeerde persoon die niet in België gevestigd is en er geen vaste inrichting heeft, valt er niet onder. De FAQ meldde wel dat de wet op dat punt nog werd aangepast toen wij hem lazen.

De verplichting werkt in twee richtingen en de tweede vergeet men gemakkelijk. U moet een gestructureerde factuur kunnen uitreiken aan uw Belgische zakelijke klanten, en u moet ook gestructureerde facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen: onderaannemers, brandstofleveranciers, bandenhandelaars en garages. Wie zich bij Peppol aansluit, stemt in met het ontvangen van gestructureerde e-facturen.

Wat niet meer volstaat

Een pdf per e-mail of via een platform sturen is niet meer genoeg, schrijft het portaal. Drie punten uit de FAQ raken de boekhouding van een transportbedrijf rechtstreeks:

• Een ontvanger mag een factuur niet weigeren omdat er geen pdf bij zit. De gestructureerde gegevens vormen de factuur.
• Bijlagen, zoals een getekende CMR-vrachtbrief of een afleverbewijs, gaan via hetzelfde kanaal als de factuur; ze apart per e-mail sturen mag niet. De standaard laat pdf, png, jpg, csv, xlsx en ods toe, en een UBL-factuur kan ze rechtstreeks bevatten.
• Is een leverancier nog niet klaar, dan behoudt de klant zijn recht op btw-aftrek op een factuur in een andere vorm, als beide partijen een veilig alternatief hebben afgesproken.

Wat een transportfactuur moet bevatten

Een transportfactuur op Peppol is dezelfde factuur in gestructureerd formaat. Enkele velden bepalen of de andere kant ze kan verwerken zonder u te bellen. Veel boekhoudafdelingen koppelen eerst op de referentie van de koper en het nummer van de bestelbon, dus gebruik de eigen referentie van de klant. Het adres van de koper moet volledig zijn (straat, gemeente, postcode en land); zonder straat wordt de factuur geweigerd. Belgische klanten verwachten de gestructureerde mededeling (OGM) naast het IBAN, en de munt van het document staat er uitdrukkelijk op. Eén factuur per opdracht of een verzamelfactuur kan allebei via Peppol, zolang elke lijn terug te voeren is op haar opdracht.

Precies die velden controleert en vult Druma. Voor het verzenden controleert Druma het adres van de koper, en elke factuur krijgt de referentie van de koper, de verwijzing naar de bestelbon, de munt en de gestructureerde mededeling mee. Druma verstuurt via een Peppol-aanbieder, Recommand, en is zelf geen Access Point: u registreert uw ondernemingsnummer één keer in de instellingen, facturen aan Belgische klanten lopen dan via Peppol, en de leveringsstatus komt terug als verzonden, geleverd of mislukt. Creditnota's en verzamelfacturen gaan dezelfde weg, en mislukt Peppol of zit de koper niet op het netwerk, dan vertrekt de factuur per e-mail. Ontvangen doet Druma niet: voor leveranciersfacturen hebt u uw boekhoudpakket of een Peppol-aangesloten postbus nodig. Stand oktober 2026: de volledige flow is getest in de sandbox van Recommand. Op de Peppol-functiepagina staat wat elke factuur meekrijgt.

Wat u als vervoerder best regelt

Begin met de Peppol-aansluiting via een Access Point-aanbieder; uw ondernemingsnummer is de identificatie. Vraag daarna elke Belgische klant naar zijn Peppol-ID en controleer die in de publieke directory. Beslis hoe leveranciersfacturen binnenkomen en wie ze opvolgt. Vul op elke opdracht de referenties en de gestructureerde mededeling in, want de factuur wordt daaruit opgebouwd. En hou een terugvaloptie per e-mail klaar voor klanten die nog niet op het netwerk zitten.

Boetes en de tolerantieperiode

De FOD Financiën kondigde aan dat het inbreuken tijdens de eerste drie maanden van 2026 niet zou bestraffen, op voorwaarde dat het bedrijf tijdig en redelijk had gehandeld. Die periode is voorbij en elk dossier wordt op zijn eigen feiten beoordeeld. Voor zelffacturatie kondigde de administratie soepelheid aan tot 30 juni 2026.

Over de bedragen melden Belgische adviseurs dat een koninklijk besluit van juli 2025 administratieve boetes invoert voor bedrijven zonder de technische middelen om gestructureerde facturen te versturen of te ontvangen: 1.500 euro bij een eerste inbreuk, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro bij de volgende, met telkens minstens drie maanden ertussen. De FAQ-pagina's die wij lazen noemen die bedragen niet. Controleer het koninklijk besluit zelf voordat u ze aan iemand doorgeeft.

Buitenlandse klanten en buitenlandse vervoerders

De Belgische regel gaat over transacties tussen Belgische btw-plichtige bedrijven. Volgens het portaal is Peppol met buitenlandse partners voorlopig vrijwillig, en moeten beide partijen ervoor kiezen.

Factureert u als Belgische vervoerder aan een klant in het buitenland, dan is dat geen binnenlands geval. Vraag wel of die klant al op Peppol zit. Een buitenlandse vervoerder zonder Belgische vestiging valt volgens de FAQ niet onder de verplichting. Zijn Belgische klant kan er toch om vragen, omdat de eigen verwerking van inkomende facturen erop is ingesteld. Daar ingaan mag om commerciële redenen, maar de wet verplicht het niet. Het portaal kijkt ook verder vooruit: vanaf 2030 wordt de verplichting uitgebreid naar facturatie tussen EU-lidstaten, met details die nog volgen.