Polityka prywatności

Usługa Druma TMS („Druma", „my") jest prowadzona przez SEPA DEVELOPMENT S.R.L., zarejestrowaną w Rumunii, nr rejestru handlowego J2025064579004, CUI 52395930 (VAT RO52395930), z siedzibą pod adresem ul. Mărgăritarilor 19, wieś Bărcănești, gmina Bărcănești, okręg Prahova, 107055, Rumunia.

W przypadku pytań dotyczących tej polityki lub sposobu, w jaki postępujemy z Twoimi danymi osobowymi, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected].

Kontakt ds. ochrony danych. [email protected] to dedykowany kanał dla wszystkich zapytań, wniosków i skarg dotyczących ochrony danych. Jest monitorowany w ciągu pięciu dni roboczych i stanowi jedyny punkt kontaktowy dla osób, których dane dotyczą, klientów oraz organów nadzorczych.

W sprawie wyznaczenia inspektora ochrony danych (IOD). To, czy art. 37 ust. 1 lit. b) RODO zobowiązuje nas do wyznaczenia IOD, zależy od tego, czy nasza główna działalność polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę. Oceniliśmy to w świetle konkretnych faktów dotyczących Usługi — ciągłych danych o pozycji pojazdów od dostawców telematyki podłączanych przez naszych klientów, zapisów tachografów i czasu prowadzenia dla każdego kierowcy oraz wyliczanej z nich oceny wydajności kierowcy — a także wytycznych EROD dotyczących IOD (WP243). Nie twierdzimy tutaj, że odpowiedź brzmi „nie". Ocena jest udokumentowana, jest weryfikowana z wykwalifikowanymi doradcami prawnymi, a jeżeli wniosek będzie taki, że IOD jest wymagany, wyznaczymy go i opublikujemy. W międzyczasie powyższy kontakt pełni w praktyce funkcję punktu kontaktowego ds. ochrony danych, a obecność lub brak wyznaczonego IOD w niczym nie ogranicza Twoich praw ani obowiązków opisanych w tej polityce.

W zależności od Twojej roli przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• Dane konta — imię i nazwisko, e-mail, telefon, język, rola, zdjęcie profilowe (jeśli je wgrasz), nazwa firmy, NIP/numer VAT, adres rozliczeniowy.
• Dane operacyjne — zlecenia, postoje, adresy załadunku/dostawy, opisy towarów, referencje, notatki wewnętrzne.
• Dane osobowe kierowców — imię i nazwisko, telefon, potwierdzenia statusu (przydzielony, na załadunku, w trasie, dostarczone), status tachografu i dane o czasie prowadzenia pochodzące od dostawcy telematyki podłączonego przez Twoją firmę, numer karty kierowcy, daty ważności prawa jazdy / kwalifikacji CPC / ADR / badań lekarskich zapisane przez pracodawcę, wypełnione listy kontrolne przed i po trasie, zgłoszenia opóźnień, czas oczekiwania i jego powód, zdjęcia wgrane wraz z dokumentami oraz cyfrowe podpisy eCMR.
• Dane o lokalizacji kierowców. Druma przechowuje je w trzech postaciach, każdej przez inny okres, a pracodawca może je też udostępniać innym podmiotom.
  • Bieżąca pozycja pojazdu z telematyki — jeden wiersz na pojazd, nadpisywany przy każdej aktualizacji; osobny krótkotrwały ślad ostatnich pozycji (dla widoku śledzenia pojazdu na mapie na żywo) jest przechowywany przez 48 godzin, a następnie usuwany.
  • Sygnały pozycji z aplikacji kierowcy oraz współrzędne rejestrowane przy zmianie statusu zlecenia (przyjazd, załadunek, dostawa) — przechowywane najwyżej 90 dni, następnie usuwane. W firmach z siedzibą w Rumunii domyślny okres wynosi 30 dni (ustawa 190/2018, art. 5); firma może ustawić dłuższy okres, do 90 dni. Lokalizacja zapisana ze zgłoszeniem incydentu lub z podpisem eCMR jest przechowywana tak długo, jak samo zgłoszenie lub dokument.
  • Lokalizacja w tle (aplikacja na Androida). W aplikacji na Androida sygnały pozycji są zbierane również wtedy, gdy aplikacja działa w tle lub ekran jest zablokowany, ale tylko wtedy, gdy do kierowcy przypisano pojazd ciężarowy, a jeśli pracodawca oferuje wstrzymywanie śledzenia, śledzenie nie zostało wstrzymane. Podczas tego działania aplikacja wyświetla stałe powiadomienie i wyjaśnia to kierowcy, zanim poprosi o uprawnienie do lokalizacji urządzenia. Okres przechowywania jest taki sam jak w przypadku pozostałych sygnałów pozycji z aplikacji kierowcy.
  • Kto jeszcze widzi pozycję ciężarówki. Pozycja może pochodzić z systemu telematycznego ciężarówki albo z telefonu kierowcy. To, co z poniższych ma zastosowanie, zależy od ustawień pracodawcy.
    • Klient, którego ładunek przewozi kierowca, widzi ciężarówkę na mapie w portalu klienta, chyba że pracodawca wyłączy mapę dla wszystkich klientów albo dla jednego klienta. Klient widzi też przewidywaną godzinę przyjazdu. Mapa pokazuje pozycję z dokładnością do około 100 metrów, od 12 godzin przed dniem załadunku do dostawy. Szczegóły przesyłki pokazują numery rejestracyjne ciężarówki i naczepy oraz imię kierowcy, niezależnie od tego, czy mapa jest włączona.
    • Komputerowy system klienta połączony z Drumą („połączenie API”), jeśli pracodawca udostępnia przez niego pozycje, otrzymuje dokładną pozycję, prędkość i kierunek jazdy od wyjazdu ciężarówki z pierwszego miejsca załadunku do przyjazdu do ostatniego miejsca rozładunku. Otrzymuje też przewidywaną godzinę przyjazdu i pozostały dystans, jeśli pracodawca je włączył. Numery rejestracyjne ciężarówki i naczepy otrzymuje przy każdym zdarzeniu statusu, także poza tym okresem. Gdy mapa w portalu klienta jest wyłączona, nie otrzymuje żadnej pozycji, ale nadal otrzymuje numery rejestracyjne.
    • Transporeon, tylko dla ładunków zleconych przez Transporeon i tylko wtedy, gdy pracodawca włączy widoczność w Transporeon, otrzymuje numer rejestracyjny ciężarówki oraz, jeśli pracodawca nie ogranicza przekazywania do numeru, ostatnią pozycję i kierunek jazdy ciężarówki, najwcześniej od 4 godzin przed pierwszym planowanym punktem trasy do dostawy. Transporeon udostępnia je klientowi, który zlecił przewóz przez tę platformę.
    • System awizacji magazynu (Cargoclix), gdy pracodawca włączy pozycje ETA, otrzymuje dokładną pozycję, prędkość i kierunek jazdy własnej ciężarówki pracodawcy, od 24 godzin przed awizowanym terminem do przyjazdu ciężarówki. Awizacja zawiera też numery rejestracyjne ciężarówki i naczepy oraz imię, nazwisko i numer telefonu kierowcy, ale tylko wtedy, gdy formularz magazynu ma te pola, a pracodawca je wypełnia. Planista może dołączyć do awizacji pliki.
    • Jeśli pracodawca oferuje wstrzymywanie śledzenia: gdy śledzenie jest wstrzymane, Druma nie zapisuje nowych pozycji ciężarówki, a mapa w portalu klienta, połączenie API i Transporeon nie pokazują ani nie otrzymują żadnej pozycji. Wstrzymanie nie zatrzymuje przekazywania numeru rejestracyjnego do Transporeon, jeśli pracodawca ogranicza Transporeon do numeru, ani przekazywania numerów rejestracyjnych połączeniu API wraz ze zdarzeniami statusu, ani danych w awizacji. Cargoclix może nadal otrzymać ostatnią pozycję sprzed wstrzymania, nie dłużej niż przez 15 minut. Każdy odbiorca przechowuje otrzymane dane według własnych zasad.
• Ocena wydajności kierowcy — wynik wyliczany z już posiadanych zapisów: punktualność, zużycie paliwa względem wzorca, praca na biegu jałowym, zdarzenia i zgodność z przepisami. Zob. „Przetwarzanie automatyczne i AI" poniżej; jest to profilowanie i tak je opisujemy.
• Dane kontaktowe klientów i przewoźników — imiona i nazwiska, telefony i e-maile osób kontaktowych Twoich klientów i podwykonawców.
• Komunikacja — wiadomości do zleceń między planistami a kierowcami, załączniki, opcjonalny czat z naszym asystentem AI.
• Treść dokumentów — wgrane CMR-y, POD-y, podpisy eCMR, faktury, paragony za paliwo, dokumenty tożsamości (tam, gdzie wymagają tego procesy zgodności).
• Dane rozliczeniowe — poziom subskrypcji, status płatności, kwoty faktur. Nie przechowujemy numerów kart.
• Dane techniczne i bezpieczeństwa — adres IP (do uwierzytelniania i ograniczania liczby żądań), wersja aplikacji, typ urządzenia, kontekst błędów (ograniczony do tego, co potrzebne do diagnozy).
• Dane wejściowe AI — treść dokumentów przesyłanych do Smart Import, treść wiadomości tłumaczonych przez funkcję automatycznego tłumaczenia, kontekst przekazywany asystentowi AI. Gdy włączony jest opcjonalny asystent danych Ask Druma, obejmuje to również dane operacyjne (zlecenia, flota, finanse, godziny kierowców) i notatki do zleceń zwracane przez pytania użytkownika — w każdym przypadku ograniczone do danych, które rola tego użytkownika i tak pozwala mu widzieć.

Opieramy się na następujących podstawach prawnych z art. 6 RODO:

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b)) — prowadzenie konta, obsługa zleceń, generowanie faktur, tworzenie eCMR, rozliczanie subskrypcji.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c)) — rejestrowanie i weryfikowanie rumuńskich kodów e-Transport (UIT) oraz składanie faktur e-Factura, europejskie e-fakturowanie Peppol, przechowywanie dokumentacji księgowej (10 lat zgodnie z rumuńską ustawą o rachunkowości 82/1991, art. 25), zgodność kabotażowa, monitorowanie czasu prowadzenia w UE (rozp. 561/2006), wymogi dotyczące danych tachografów (rozp. 165/2014).
• Prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f)) — opieramy się na nich dla poniższych celów. Przy każdym wskazujemy realizowany interes, bo samo „prawnie uzasadnione interesy" nic Ci nie mówi:
  • Zapobieganie oszustwom i nadużyciom Usługi — nasz interes w ochronie Usługi, naszych klientów i ich kontrahentów przed przejęciem konta, fałszywymi zleceniami i oszustwami płatniczymi.
  • Bezpieczeństwo informacji i sieci — nasz interes, i interes każdego użytkownika, w utrzymaniu Usługi dostępnej i wolnej od kompromitacji (ograniczanie liczby żądań, wykrywanie nadużyć po IP, monitorowanie błędów). Motyw 49 RODO wprost uznaje to za prawnie uzasadniony interes.
  • Rejestr audytowy zmian w zapisach wrażliwych — interes naszych klientów w możliwości odtworzenia, kto co zmienił, co jest również sposobem rozstrzygania sporu między operatorem, klientem a kierowcą.
  • Wyznaczanie tras i ETA — interes operatora i odbiorcy w wiedzy, kiedy ładunek dotrze, czyli podstawowa funkcja, za którą płacą.
  • Ulepszanie produktu na podstawie zagregowanych wzorców użycia — nasz interes w zrozumieniu, które funkcje są używane, z wykorzystaniem danych zagregowanych i nieidentyfikujących.
  • Bezpośrednia komunikacja z kontaktami biznesowymi — nasz interes w kontaktowaniu się ze wskazanymi osobami kontaktowymi u obecnego lub potencjalnego klienta w sprawie Usługi.
  Dla każdego z tych celów przeprowadziliśmy ocenę prawnie uzasadnionych interesów (test równowagi) i w każdym przypadku uznaliśmy, że naszego interesu nie przeważają Twoje interesy, prawa i wolności. Streszczenie każdej oceny jest dostępne na wniosek pod adresem [email protected]. W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw na podstawie art. 21.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a)) — tam, gdzie jest wymagana i gdzie może być rzeczywiście dobrowolna. Obecnie nie opieramy na niej niczego po stronie pamięci przeglądarki, ponieważ każdy zapisywany przez nas element jest albo ściśle niezbędny, albo preferencją, którą sam wybrałeś. Tam, gdzie zgoda jest stosowana, możesz ją w każdej chwili wycofać. Zwróć uwagę, że nie traktujemy zgody jako ważnej podstawy monitorowania pracowników w pracy: zob. „Przetwarzanie automatyczne i AI".

Dla kierowców zatrudnionych u operatora korzystającego z Druma: operator (Twój pracodawca) jest administratorem danych. Druma przetwarza Twoje dane jako podmiot przetwarzający w jego imieniu, na podstawie umowy. Twój pracodawca odpowiada za przekazanie Ci pełnej klauzuli informacyjnej z art. 13; niniejsza polityka opisuje wyłącznie to, co z Twoimi danymi robi sama Druma.

O polu wyboru w aplikacji. Przy pierwszym logowaniu — i ponownie za każdym razem, gdy niniejsza polityka zostanie istotnie zmieniona — aplikacja prosi o potwierdzenie, że ją otrzymałeś/aś. To pojedyncze pole wyboru stanowi potwierdzenie otrzymania zgodnie z art. 13/14, nic więcej: nie jest zgodą i nie stanowi podstawy prawnej dla żadnego przetwarzania opisanego w tym dokumencie. Podstawa dla każdego celu jest określona powyżej — przede wszystkim wykonanie umowy, obowiązek prawny i prawnie uzasadniony interes — i nie zależy od zaznaczenia pola. Dotyczy to jednakowo kierowców oraz planistów, dyspozytorów, kierowników floty, pracowników obsługi klienta i administratorów: każdy posiadacz konta widzi politykę i jest proszony o jej potwierdzenie.

Art. 13 ust. 2 lit. e) RODO zobowiązuje nas do poinformowania, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym, czy jesteś zobowiązany je podać i jakie są konsekwencje ich niepodania.

Jeśli pracujesz u operatora korzystającego z Druma (planista, dyspozytor, menedżer floty, administrator): podanie imienia i nazwiska, służbowego e-maila i roli jest wymogiem umownym — jest niezbędne do wykonania umowy Twojego pracodawcy z Druma, ponieważ konto nie może istnieć bez tożsamości, do której jest przypisane, i uprawnień przypisanych tej tożsamości. Nie masz obowiązku ich podać, ale bez nich nie możemy utworzyć konta i nie możesz korzystać z Usługi. Zdjęcie profilowe, numer telefonu i preferowany język są całkowicie opcjonalne; ich pominięcie nie zmienia niczego poza wygodą.

Jeśli jesteś kierowcą: sytuacja jest mieszana.

• Częściowo umowna. Twoje imię i nazwisko, telefon i konto kierowcy są potrzebne, aby pracodawca mógł przydzielać Ci pracę przez Usługę. Bez nich nie można przydzielić Ci zlecenia w Druma — pracodawca musiałby dysponować Cię innymi środkami.
• Częściowo ustawowa. Część danych pracodawca jest prawnie zobowiązany rejestrować i przechowywać, a Druma jest narzędziem, którym to robi. Zapisy czasu prowadzenia, odpoczynku i pracy istnieją z powodu rozporządzenia (WE) 561/2006; zapisy tachografu i dane karty kierowcy z powodu rozporządzenia (UE) 165/2014; a dla przejazdów po Rumunii objętych zakresem, UIT musi towarzyszyć transportowi zgodnie z rumuńskimi zasadami e-Transport, a pozycja pojazdu musi być zgłaszana do ANAF przez pracodawcę, za pośrednictwem jego dostawcy telematyki lub aplikacji ANAF. Z tych obowiązków ani Ty, ani Twój pracodawca nie możecie zrezygnować: konsekwencją niepodania jest to, że przejazd nie może być legalnie wykonany, a pracodawca naraża się na sankcje.
• Opcjonalne. Zdjęcie profilowe, język interfejsu i ustawienie podtrzymywania ekranu w aplikacji kierowcy są opcjonalne i mogą pozostać nieustawione.

Jeśli jesteś osobą kontaktową u klienta, dostawcy lub przewoźnika podwykonawczego: Twoje imię i nazwisko, służbowy e-mail i telefon przekazuje nam operator, z którym współpracujesz, aby dokumenty przewozowe i powiadomienia mogły być adresowane do rzeczywistej osoby. Jest to wymóg umowny relacji tego operatora z jego kontrahentem, a nie Twojej własnej relacji z Druma. Jeśli dane nie zostaną podane, komunikacja trafia na ogólny adres firmowy.

Nic na tej stronie nie wymaga podawania szczególnych kategorii danych (art. 9) i nie należy ich wprowadzać do Usługi.

Poniższa tabela to pełna lista podmiotów trzecich otrzymujących dane osobowe od Druma, cel każdego z nich, dane, które faktycznie otrzymuje, miejsce ich przetwarzania oraz informacja, czy dane opuszczają EOG. Jest generowana z tego samego źródła co Załącznik III naszej umowy powierzenia przetwarzania danych, więc oba dokumenty nigdy nie mogą mówić czegoś innego. (Tabela jest prowadzona w języku angielskim.)

Pozycje oznaczone „only if you connect it" (tylko jeśli podłączysz) nie otrzymują zupełnie nic, dopóki Twoja firma nie włączy danej integracji. Konektory telematyki, chłodni, e-fakturowania, giełd transportowych i WhatsApp należą do tej grupy — żaden nie jest domyślnie włączony.

Powiadomimy Cię e-mailem z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, zanim nowy podprocesor zacznie przetwarzać Twoje dane.

Opcjonalna funkcja Druma AI (własny klucz AI): jeżeli administrator firmy włączy domyślnie wyłączoną funkcję Druma AI i podłączy własny klucz API OpenAI, Anthropic lub Google, pytania i dane operacyjne, które użytkownik zdecyduje się wysłać, są przetwarzane przez tego dostawcę bezpośrednio, na podstawie własnej umowy operatora z nim — nie na podstawie tej polityki ani naszej listy podprocesorów, i być może poza UE. Szczegóły w naszej deklaracji AI.

Druma ma siedzibę w Rumunii, a Twoje dane są domyślnie hostowane w Unii Europejskiej. Gdy odbiorca z powyższej listy przetwarza dane osobowe poza EOG, Druma jest eksporterem tego transferu, a transfer jest objęty standardowymi klauzulami umownymi z 2021 r. Komisji Europejskiej (decyzja wykonawcza (UE) 2021/914), wraz z własnymi warunkami przetwarzania danych odbiorcy — lub, gdy kraj docelowy korzysta z decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, tą decyzją. W przypadku Google Cloud jest inaczej: Google Cloud EMEA Limited ma siedzibę w EOG, a sam Google opiera się na EU-US Data Privacy Framework oraz na standardowych klauzulach umownych ze swoimi podprocesorami (zob. poniżej, Przetwarzanie automatyczne i AI).

Oto odbiorcy, w przypadku których dane opuszczają lub mogą opuszczać EOG (lista prowadzona w języku angielskim):

• Supabase (Supabase, Inc.) (may leave the EEA) — Data is stored in the EU. The vendor is US-established, so remote support access is covered by the 2021 SCCs in the Supabase DPA.
• Cloudflare, Inc. (leaves the EEA) — 2021 SCCs in the Cloudflare DPA; EU-US Data Privacy Framework where applicable.
• Sentry (Functional Software, Inc.) (may leave the EEA) — Data is stored in the Sentry EU region. The vendor is US-established, so support access is covered by the 2021 SCCs in the Sentry DPA.
• Resend, Inc. (leaves the EEA) — 2021 SCCs in the Resend DPA. Migration to an EU-resident email provider is on the roadmap.
• Google Cloud — Vertex AI, Google Search grounding (company and site enrichment only) (may leave the EEA) — Google’s terms exclude Google Search grounding from the EU data-location commitment, so the search query derived from the identifiers above, and the grounded request, may be processed outside the EEA. Google retains grounding queries for up to 3 days for debugging; this cannot be disabled. Transfer safeguards: Google Cloud EMEA Limited is in the EEA; for onward transfers Google relies on the EU-US Data Privacy Framework (Google LLC is certified) for the US and on Standard Contractual Clauses between Google and its own subprocessors for other third countries (Google Cloud DPA, Appendix 3, section 4.1). This is not a new sub-processor (Google already) but a disclosure refinement for this one feature.
• Anthropic PBC (leaves the EEA) — Transfer to the United States under the 2021 EU Standard Contractual Clauses (Module Two, controller to processor, and Module Three, processor to processor) incorporated in Anthropic’s Data Processing Addendum, which forms part of its commercial terms, with a UK Addendum and a Swiss Addendum (Irish law and courts). Anthropic notifies changes to its own sub-processors in advance, with a 15-day objection window; customer data is deleted within 30 days after termination. Under Anthropic’s commercial terms, API inputs and outputs are not used to train its models; retention is as stated in those terms. Druma prefers Google Gemini on the EU endpoint where EU-only processing is required: the fallback for the documentation chatbot is Gemini.
• Mistral AI SAS (may leave the EEA) — Mistral AI SAS is established in France. Under its API terms customer data is not used to train its models; the API keeps requests for a short period for abuse monitoring unless zero data retention is agreed for the account. Because the processing location of every request and the sub-processors of Mistral are not yet confirmed in writing, Druma lists the transfer as possible and relies on the 2021 EU Standard Contractual Clauses (Module Three, processor to processor) for any onward transfer outside the EEA.
• Google Cloud Translation API (leaves the EEA) — Google Cloud Translation (Basic) has a global endpoint, so data cannot be kept in a specific region. Google Cloud EMEA Limited is in the EEA; for onward transfers Google relies on the EU-US Data Privacy Framework (Google LLC is certified) for the US and on Standard Contractual Clauses between Google and its own subprocessors for other third countries (Google Cloud DPA, Appendix 3, section 4.1). Message auto-translation can be switched off per user in profile settings.
• Google LLC — Firebase Cloud Messaging (leaves the EEA) — EU-US Data Privacy Framework (Google LLC is certified).
• Meta Platforms (WhatsApp Business Cloud API) (leaves the EEA) — 2021 SCCs. Off unless the company enables the WhatsApp driver channel.
• Transporeon GmbH (Germany, Trimble group) (may leave the EEA) — Processing is in the EU; the parent group is US-established, so group-level access is covered by the 2021 SCCs in the Transporeon DPA.
• Dr. Meier & Schmidt GmbH, Cargoclix (Germany) (may leave the EEA) — The hosting location and any transfer safeguard are confirmed with Cargoclix before a Customer connects.
• Geotab Inc. (may leave the EEA) — Druma connects to whichever Geotab database host the Customer’s own Geotab account resolves to. Where that host is outside the EEA the Customer’s own agreement with Geotab governs the transfer.
• Samsara Inc. (may leave the EEA) — Druma connects to Samsara’s EU shard by default. The vendor is US-established, so vendor-side access is covered by the 2021 SCCs in the Samsara DPA; a Customer that overrides the endpoint to a non-EU shard makes that transfer under its own agreement.
• ORBCOMM Inc. (leaves the EEA) — 2021 SCCs in the ORBCOMM agreement.
• Thermo King TracKing (Trane Technologies) (leaves the EEA) — 2021 SCCs in the Thermo King agreement.
• Carrier — Lynx Fleet (Carrier Global Corporation) (leaves the EEA) — 2021 SCCs in the Carrier agreement.
• CHEP (Brambles Limited) (may leave the EEA) — No personal data is transmitted. Where CHEP processing takes place outside the EEA it is covered by the Customer’s own CHEP account terms.

Kopie standardowych klauzul umownych i warunków przetwarzania danych odbiorców, na których polegamy, z utajnionymi warunkami handlowymi, są dostępne na wniosek pod adresem [email protected].

Dostawcy kafelków map to nieco inny przypadek: Twoja przeglądarka łączy się z nimi bezpośrednio po otwarciu widoku mapy, więc dociera do nich Twój adres IP i współrzędne oglądanych kafelków — nie dane konta ani zleceń. Zob. naszą politykę cookie.

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak są potrzebne do powyższych celów. Każdy okres poniżej jest egzekwowany przez automatyczne zadanie usuwania, chyba że dana pozycja stanowi inaczej.

Dane o lokalizacji

• Bieżąca pozycja pojazdu z telematyki — jeden wiersz na pojazd, nadpisywany przy każdej aktualizacji; osobny krótkotrwały ślad ostatnich pozycji (dla widoku śledzenia pojazdu na mapie na żywo) jest przechowywany przez 48 godzin, a następnie usuwany.
• Sygnały pozycji z aplikacji kierowcy i współrzędne przy zmianach statusu zleceń (przyjazd, załadunek, dostawa) — najwyżej 90 dni, następnie usuwane; domyślnie 30 dni w firmach z siedzibą w Rumunii, które mogą ustawić do 90 dni.

Zapisy dotyczące kierowców i zgodności

• Zapisy tachografu i czasu prowadzenia — 24 miesiące. Rozporządzenie (UE) 165/2014, art. 36, wymaga, aby operator mógł przedstawić co najmniej poprzednie 12 miesięcy; przechowujemy 24, aby zapis był wciąż dostępny w oknie kontroli lub audytu sięgającym dalej niż ustawowe minimum.
• Dane o prawie jazdy, CPC, ADR i badaniach lekarskich kierowcy oraz dokumenty źródłowe — to dokumentacja pracownicza Twojego pracodawcy, przechowywana w Druma w jego imieniu. Nie usuwamy jej według licznika, bo to nie my decydujemy, kiedy dokumentacja pracownicza przestaje być potrzebna. Jest usuwana, gdy pracodawca usunie Twój rekord kierowcy, a w każdym razie gdy dane firmy zostaną wyczyszczone zgodnie z zasadą 90 dni poniżej.
• Ocena wydajności kierowcy — miesięczne migawki oceny są przechowywane przez czas życia konta i usuwane wraz z nim. Ocena jest wyliczana ponownie z zapisów źródłowych, więc zanika w miarę osiągania przez nie własnych limitów przechowywania.

Dokumenty, wiadomości i AI

• Dokumenty eCMR i dane przesyłek eFTI — 7 lat, co pokrywa termin przedawnienia z art. 32 Konwencji CMR oraz wymogi dostępu organów z rozporządzenia (UE) 2020/1056.
• Pozostałe dokumenty przewozowe i POD-y (skany CMR, dowody dostawy, kwity wagowe, protokoły szkód, zdjęcia) — przechowywane tak długo, jak zlecenie, do którego należą, i usuwane wraz z kontem zgodnie z zasadą 90 dni poniżej. Nie są usuwane według odrębnego licznika.
• Notatki głosowe do wiadomości — 7 dni, po czym audio jest usuwane.
• Wiadomości do zleceń — przechowywane przez czas życia zlecenia. Usunięta wiadomość jest czyszczona 90 dni po usunięciu.
• Pozostałe czaty i wiadomości bezpośrednie — przechowywane przez czas życia konta i usuwane wraz z nim.
• Dane wejściowe AI — w przypadku wyodrębniania danych z dokumentów i wiadomości Druma nie przechowuje osobnej kopii tego, co trafia do dostawcy AI. Sam dokument lub wiadomość podlega własnej regule powyżej, a wyodrębniony wynik staje się zwykłym rekordem. Dwa wyjątki: rejestr walidacji CMR, w którym surowe zapytanie i odpowiedź AI są czyszczone po 18 miesiącach, podczas gdy werdykt walidacji i wskaźnik pewności pozostają, aby decyzja była audytowalna bez przechowywania tekstu źródłowego; oraz rozmowy z asystentem, opisane w kolejnym punkcie.
• Rozmowy z asystentem Ask Druma — 90 dni od ostatniej wiadomości w rozmowie, następnie usuwane automatycznie. Dotyczy to karty Asystent (opcjonalnego asystenta danych i Druma AI), gdzie rozmowa jest zapisywana, aby można było do niej wrócić później. Zapisana rozmowa jest widoczna wyłącznie dla użytkownika, który ją utworzył — nie dla współpracowników i nie dla administratora firmy. Każdą swoją rozmowę można usunąć w dowolnym momencie z panelu asystenta; rozmowy są uwzględniane w eksporcie danych i usuwane wraz z kontem użytkownika. Czat w trybie Pomocy nie jest zapisywany w ogóle: pozostaje w karcie przeglądarki i znika po zamknięciu lub przeładowaniu strony. Jedynym wyjątkiem jest eskalacja czatu Pomocy przyciskiem „Porozmawiaj z człowiekiem" — transkrypcja zostaje wtedy dołączona do rozmowy z pomocą techniczną, aby konsultant widział kontekst, a cała rozmowa z pomocą techniczną jest usuwana 90 dni po ostatniej aktywności.

Zapisy operacyjne, techniczne i finansowe

• Rejestr audytowy — 12 miesięcy, potem czyszczony automatycznie.
• Rejestr powiadomień (zapis wysłanych e-maili, powiadomień push i w aplikacji) — 180 dni.
• Historia ETA — 180 dni.
• Rejestr zdarzeń webhook (zapobiega dwukrotnemu przetworzeniu tego samego zdarzenia) — 30 dni.
• Dane techniczne i bezpieczeństwa (adres IP, urządzenie i wersja aplikacji, kontekst błędów) — przechowywane tylko tak długo, jak potrzeba do diagnozowania i zabezpieczania Usługi, i usuwane wraz z kontem. Raporty o awariach u naszego dostawcy monitoringu błędów podlegają jego własnemu harmonogramowi przechowywania.
• Faktury i dokumentacja księgowa — 10 lat od daty wystawienia, zgodnie z rumuńską ustawą o rachunkowości 82/1991, art. 25, i dyrektywą VAT UE, art. 244. Po 3 latach są archiwizowane poza widokami roboczymi.
• Oferty — wygasają w dniu ważności ustawionym przez operatora; rekord podlega następnie powyższej zasadzie księgowej.

Dane konta i firmy

• Dane konta — przechowywane przez czas trwania subskrypcji. Po zakończeniu, zawieszeniu lub żądaniu usunięcia obowiązuje jedno 90-dniowe okno: przez cały ten czas dane można wyeksportować, a konto przywrócić, a po upływie 90 dni dane są czyszczone. Jedyne wyjątki to zapisy objęte powyższymi ustawowymi okresami przechowywania (faktury, eCMR/eFTI, rejestr audytowy), które pozostają wyodrębnione i z kontrolą dostępu do upływu własnego okresu.

Ten sam 90-dniowy okres pojawia się w pkt 13 naszych warunków korzystania z usługi i w pkt 11 naszej umowy powierzenia. Usuwanie obejmuje też zaszyfrowane kopie zapasowe: nie można ich edytować wybiórczo, więc dane obecne jeszcze w kopii są nadpisywane w miarę jej wychodzenia z rotacji, najpóźniej 35 dni po usunięciu z systemów produkcyjnych.

Na mocy RODO masz prawo do:

• Dostępu do danych osobowych, które o Tobie przechowujemy (art. 15) — zob. „Jak złożyć wniosek o dostęp" bezpośrednio poniżej.
• Sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16) — własne imię i nazwisko, dane kontaktowe, język i zdjęcie edytujesz bezpośrednio w profilu. Zapisy operacyjne wprowadzone o Tobie przez pracodawcę koryguje pracodawca.
• Usunięcia (art. 17) — wniosek na [email protected] albo do pracodawcy, który może usunąć Twoje konto użytkownika z Usługi. Z zastrzeżeniem ustawowych wyjątków przechowywania z tabeli powyżej.
• Ograniczenia przetwarzania (art. 18) — wniosek na [email protected].
• Przenoszenia danych (art. 20) — dostarczamy dane w formatach JSON i CSV nadających się do odczytu maszynowego.
• Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach (art. 21) — w tym wobec oceny wydajności kierowcy.
• Informacji o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji i profilowaniu (art. 22 i art. 13 ust. 2 lit. f)) — zob. „Przetwarzanie automatyczne i AI" poniżej.

Jak złożyć wniosek o dostęp. Wyślij go na [email protected]. Zidentyfikujemy dane osobowe przechowywane o Tobie w całej Usłudze i dostarczymy je, wraz z informacjami z art. 15 ust. 1, w ciągu miesiąca. To droga dla każdej osoby — planisty, kierowcy, kontaktu klienta czy przewoźnika — i nic nie kosztuje.

Uwaga o eksporcie w aplikacji, żeby nie było nieporozumień. Usługa zawiera narzędzie eksportu GDPR w Ustawienia → GDPR, ale nie jest to indywidualny mechanizm dostępu: jest dostępne tylko dla administratorów firmy i eksportuje cały zbiór danych firmy, a nie dane jednej osoby. Istnieje po to, by operator mógł wypełniać własne obowiązki administratora. Jeśli jesteś kierowcą lub pracownikiem, nie opieraj na nim realizacji własnego prawa z art. 15 — napisz do nas, a przygotujemy odpowiedź ograniczoną do Ciebie. Budujemy eksport dla pojedynczej osoby; gdy będzie gotowy, poinformujemy o tym tutaj i opiszemy obie drogi.

Tam, gdzie Druma działa jako podmiot przetwarzający dla Twojego pracodawcy, możemy musieć skierować Twój wniosek przez niego jako administratora. Jeśli tak zrobimy, niezwłocznie Cię poinformujemy i przekażemy wniosek bez opóźnień, aby nic nie przepadło.

Odpowiadamy w ciągu miesiąca. W przypadku złożonych wniosków możemy przedłużyć termin o maksymalnie dwa kolejne miesiące; poinformujemy Cię o tym w pierwszym miesiącu. Nie pobieramy opłat, chyba że wnioski są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne.

Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego — w szczególności w kraju UE, w którym mieszkasz, pracujesz lub w którym doszło do domniemanego naruszenia:

• Rumunia — ANSPDCP (wiodący organ nadzorczy) — dataprotection.ro
• Belgia — Urząd Ochrony Danych (APD/GBA) — autoriteprotectiondonnees.be
• Inne kraje UE/EOG — Twój krajowy organ ochrony danych (w Polsce: UODO, uodo.gov.pl). EROD wymienia wszystkie organy na edpb.europa.eu.

Chronimy Twoje dane środkami obejmującymi:

• Szyfrowanie w tranzycie (TLS 1.2+) i w spoczynku (zarządzane przez Supabase).
• Zabezpieczenia na poziomie wierszy w tabelach zawierających dane klientów — ścisła izolacja najemców według firm.
• Uwierzytelnianie JWT, HMAC lub service-role na każdym punkcie końcowym serwera.
• Sekrety przechowywane w zarządzanym sejfie, nigdy w kodzie źródłowym.
• Ograniczanie liczby żądań w API wywołujących płatne usługi zewnętrzne.
• Kompleksowy rejestr audytowy zmian w zapisach wrażliwych.
• Regularny przegląd poziomu bezpieczeństwa podprocesorów.

Jeżeli naruszenie ochrony danych osobowych Cię dotyczy, powiadomimy operatora administrującego Twoimi danymi w ciągu 72 godzin od stwierdzenia, a w stosownych przypadkach powiadomimy Cię bezpośrednio, bez zbędnej zwłoki.

Własny kod Druma nie ustawia żadnych plików cookie. Korzysta z pamięci przeglądarki — localStorage i sessionStorage dla stanu logowania, aktywnej firmy i preferencji interfejsu, plus magazyn IndexedDB w telefonie kierowcy, przechowujący dokumenty w kolejce do wysłania w trybie offline. Jedynym prawdziwym plikiem cookie jest cookie zarządzania botami ustawiany przez naszego dostawcę CDN. Nie ustawiamy niczego do analityki ani marketingu.

Jedna rzecz trafia do podmiotu trzeciego bezpośrednio z Twojej przeglądarki: nasz dostawca CDN widzi metadane żądań przy każdym wczytaniu strony. Dotyczy to także widoków map: kafelki podkładowe pochodzą z naszej własnej usługi kafelków w tej samej sieci, więc żaden osobny dostawca map nie widzi oglądanego obszaru mapy. Nasza polityka cookie zawiera pełny inwentarz pogrupowany według celu, obejmujący aplikację, aplikację kierowcy i publiczną stronę internetową.

Podstawowe funkcje AI Druma — ekstrakcja z dokumentów (Smart Import, ingestia faktur przychodzących) i asystent AI w aplikacji — działają na Google Vertex AI, z użyciem wieloregionalnego endpointu UE Google. Zgodnie z warunkami Google dane są przechowywane, a przetwarzanie ML odbywa się w państwach członkowskich UE, gdy używany jest endpoint UE (Service Specific Terms Google, AI/ML Data Location); Druma jest skonfigurowana do korzystania z endpointu UE. To opublikowane zobowiązanie Google, a nie audyt Druma. Podmioty Google, w tym Google LLC w USA, mogą w ograniczonych przypadkach uzyskiwać dostęp do danych w celu utrzymania usługi lub usunięcia problemów technicznych (lista podprocesorów Google). W przypadku dalszych transferów Google opiera się w odniesieniu do USA na EU-US Data Privacy Framework (Google LLC jest certyfikowana), a w odniesieniu do innych państw trzecich na standardowych klauzulach umownych między Google a jego własnymi podprocesorami (Google Cloud Data Processing Addendum, Appendix 3, sekcja 4.1). Zgodnie z Service Specific Terms Google Cloud (ograniczenie trenowania) Google nie wykorzystuje danych klientów do trenowania ani dostrajania modeli AI/ML bez naszej zgody. Zgodnie z dokumentacją Google dotyczącą monitorowania nadużyć Google może rejestrować prompty oznaczone przez swoje klasyfikatory bezpieczeństwa przez okres do 90 dni, w tym samym regionie UE, w celu zbadania nadużyć oraz buforuje dane wejściowe w pamięci do 24 godzin. Jedna funkcja stanowi wyjątek: opcjonalne, uruchamiane przez użytkownika badanie sieciowe firmy lub lokalizacji (wzbogacanie danych firm i lokalizacji) jest obecnie wyłączone dla wszystkich klientów; po włączeniu jest domyślnie wyłączone dla każdej firmy i korzysta z Google Search grounding, które warunki Google wyłączają ze zobowiązania dotyczącego lokalizacji danych w UE, więc żądanie z groundingiem może być przetwarzane poza UE. Google przechowuje zapytania grounding do 3 dni w celu debugowania i nie można tego wyłączyć. Wysyła ono publiczne identyfikatory biznesowe (nazwę firmy lub lokalizacji, kraj, miasto, numer VAT i jego znacznik ważności, nazwę prawną z kontroli VIES, adres strony internetowej oraz publiczny tekst własnej strony internetowej lokalizacji) — bez danych zleceń, dokumentów i kierowców oraz bez rekordów kontaktów z Państwa konta Druma; publiczny tekst własnej strony internetowej firmy i nazwa firmy jednoosobowej mogą incydentalnie zawierać dane osobowe. Zabezpieczenia transferu są opisane powyżej.

Tłumaczenie wiadomości kierowca-planista nie korzysta z Vertex AI, lecz z Google Cloud Translation API, które nie jest ograniczone do endpointu UE, więc tłumaczony tekst wiadomości może być przetwarzany poza UE (te same zabezpieczenia transferu co powyżej).

Osobno administrator firmy może włączyć Druma AI (własny klucz AI) — funkcja domyślnie wyłączona. Po włączeniu i skonfigurowaniu własnym kluczem API firmy do OpenAI, Anthropic lub Google, dane operacyjne, które użytkownik zdecyduje się odpytywać, są wysyłane do tego dostawcy na podstawie własnej umowy operatora z nim i mogą opuszczać UE. Jeśli klucz Google jest kluczem bezpłatnym (free-tier), własne warunki Google pozwalają Google wykorzystywać przesyłane treści do ulepszania swoich produktów, a Google dopuszcza wyłącznie klucze płatne dla użytkowników w EOG, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii; obowiązują własne warunki Google firmy, a nie umowy Druma z Google Cloud.

Każdy wynik AI jest traktowany jako szkic. Człowiek musi go przejrzeć i zatwierdzić, zanim jakiekolwiek dane zostaną utworzone, zmienione lub wysłane. Nie ma w pełni zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne (art. 22). Automatyczne tłumaczenie wiadomości możesz wyłączyć w ustawieniach profilu.

Profilowanie: ocena wydajności kierowcy. Druma wylicza ocenę wydajności kierowcy i chcemy być precyzyjni co do tego, czym ona jest, zamiast chować ją za faktem, że to nie „AI".

• To jest profilowanie w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO: zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych służące ocenie aspektów dotyczących osoby, w szczególności efektów pracy i wiarygodności. Ujawniamy to jako takie.
• To nie jest sztuczna inteligencja ani uczenie maszynowe. To stała, opublikowana średnia ważona pięciu składników — punktualność (35%), zużycie paliwa względem wzorca (20%), bieg jałowy (15%), zdarzenia (15%) i zgodność z przepisami o czasie prowadzenia (15%). Żaden model nie jest trenowany ani stosowany i żadne dane nie są wysyłane do dostawcy AI, aby ją wyliczyć.
• Nie wywołuje skutków prawnych ani podobnie istotnych i nie jest zautomatyzowaną decyzją w rozumieniu art. 22. Nic w Druma nie działa samo na podstawie oceny: to liczba pokazywana menedżerowi floty, który decyduje, co z nią ewentualnie zrobić.
• Brak danych nie działa na Twoją niekorzyść. Składnik bez danych jest wykluczany, a pozostałe wagi są przeskalowywane, zamiast oceniać go na zero. Gdy próbka jest zbyt mała, by była miarodajna, składnik i ocena łączna są oznaczane jako mało wiarygodne.
• Twoje prawa. Możesz zapytać o składniki swojej oceny i sposób wyliczenia każdego z nich, zakwestionować wartość, którą uważasz za błędną, i wnieść sprzeciw wobec profilowania na podstawie art. 21 — napisz na [email protected] lub zgłoś to pracodawcy, który decyduje, czy w ogóle korzystać z tej funkcji.

Ciągłe dane o pozycji, zapisy tachografu i ocena wydajności razem stanowią monitorowanie osób w pracy. To Twój pracodawca, nie Druma, decyduje, czy je włączyć i na jakiej podstawie prawnej — i, co ważne, zgoda nie jest ważną podstawą monitorowania pracowników z powodu nierównowagi sił w stosunku pracy. Publikujemy ocenę skutków dla ochrony danych obejmującą monitorowanie kierowców, którą operatorzy mogą wykorzystać jako materiał do własnej oceny; poproś nas o kopię.

Szczegóły techniczne w naszej osobnej deklaracji AI.

Druma wdrożyła gotowość do stosowania rozporządzenia UE w sprawie eFTI (rozporządzenie (UE) 2020/1056), które od 9 lipca 2027 r. umożliwia właściwym organom (celnym, inspekcji transportu) elektroniczny dostęp do danych przesyłek. Gdy eCMR lub zlecenie transportowe jest powiązane z unikalnym łączem eFTI (UIL), dane przesyłki odpowiadające temu UIL — w tym opis ładunku, trasa i strony przesyłki — mogą być udostępniane upoważnionym organom przez platformę eFTI podczas kontroli drogowej lub portowej.

Dostęp ten opiera się na art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (obowiązek prawny). Dodatkowa zgoda nie jest wymagana. Druma rejestruje każde zdarzenie dostępu organu w dzienniku operacji eFTI, zgodnie z wymogami rozporządzenia.

Możemy od czasu do czasu aktualizować tę politykę. Numer wersji i data wejścia w życie na górze zostaną wtedy zmienione. O istotnych zmianach powiadomimy zarejestrowanych użytkowników e-mailem co najmniej 30 dni przed wejściem nowej wersji w życie i poprosimy o ponowną akceptację przy następnym logowaniu.

Pytania o prywatność: [email protected]. Wsparcie ogólne: [email protected].