Notă de informare privind confidențialitatea

Serviciul Druma TMS („Druma”, „noi”) este operat de SEPA DEVELOPMENT S.R.L., înregistrată în România, nr. Registrul Comerțului J2025064579004, CUI 52395930 (cod TVA RO52395930), cu sediul social în Str. Mărgăritarilor nr. 19, Sat Bărcănești, Comuna Bărcănești, Județul Prahova, 107055, România.

Pentru orice întrebare despre această notă sau despre modul în care gestionăm datele dumneavoastră cu caracter personal, contactați-ne la [email protected].

Contact pentru protecția datelor. [email protected] este canalul dedicat pentru toate întrebările, cererile și plângerile legate de protecția datelor. Este monitorizat în termen de cinci zile lucrătoare și este punctul unic de contact pentru persoanele vizate, clienți și autoritățile de supraveghere.

Despre desemnarea unui responsabil cu protecția datelor (DPO). Dacă articolul 37 alineatul (1) litera (b) din RGPD ne obligă să desemnăm un DPO depinde de măsura în care activitățile noastre principale constau în operațiuni de prelucrare care, prin natura, domeniul de aplicare sau scopurile lor, necesită o monitorizare periodică și sistematică pe scară largă a persoanelor vizate. Am evaluat acest lucru în raport cu faptele concrete ale Serviciului — date continue de poziție a vehiculelor de la furnizorii de telematică pe care clienții noștri îi conectează, înregistrări de tahograf și de timpi de conducere per șofer și un scor de performanță al șoferului derivat din aceste înregistrări — și în raport cu orientările CEPD privind DPO (WP243). Nu afirmăm aici că răspunsul este negativ. Evaluarea este documentată, este în curs de revizuire cu consilieri juridici calificați, iar dacă concluzia va fi că un DPO este necesar, îl vom desemna și îl vom publica. Între timp, contactul de mai sus îndeplinește în practică funcția de punct de contact pentru protecția datelor, iar prezența sau absența unui DPO desemnat nu limitează cu nimic drepturile dumneavoastră sau obligațiile descrise în această notă.

În funcție de rolul dumneavoastră, prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal:

• Date de cont — nume complet, e-mail, telefon, limbă, rol, fotografie de profil (dacă încărcați una), denumirea companiei, CUI/cod TVA, adresa de facturare.
• Date operaționale — comenzi, opriri, adrese de ridicare/livrare, descrieri ale mărfurilor, referințe, note interne.
• Date personale ale șoferilor — nume, telefon, confirmări de stare (atribuit, la încărcare, în tranzit, livrat), starea tahografului și datele privind timpii de conducere provenite de la furnizorul de telematică pe care compania dumneavoastră îl conectează, numărul cardului de șofer, datele de expirare pentru permis / CPC / ADR / aviz medical, astfel cum sunt înregistrate de angajator, completările listelor de verificare înainte și după cursă, rapoartele de întârziere, timpul de așteptare și motivul, fotografiile încărcate împreună cu documentele și semnăturile digitale eCMR.
• Date de localizare ale șoferilor. Druma le păstrează în trei forme, fiecare cu o perioadă de păstrare diferită, iar angajatorul le poate partaja și cu alte părți.
  • Poziția în timp real a vehiculului din telematică — un singur rând per vehicul, suprascris la fiecare actualizare; un traseu separat, de scurtă durată, al pozițiilor recente (pentru vizualizarea de urmărire a vehiculului pe harta live) este păstrat 48 de ore, apoi șters.
  • Semnalele de poziție din aplicația pentru șoferi și coordonatele înregistrate atunci când un șofer schimbă starea unei comenzi (sosit, încărcat, livrat) — păstrate cel mult 90 de zile, apoi șterse. Pentru firmele cu sediul în România, perioada implicită este de 30 de zile (Legea 190/2018, art. 5); firma poate stabili o perioadă mai lungă, de cel mult 90 de zile. O locație salvată împreună cu un raport de incident sau cu o semnătură eCMR se păstrează cât timp se păstrează raportul sau documentul respectiv.
  • Localizare în fundal (aplicația Android). În aplicația Android, semnalele de poziție sunt colectate și atunci când aplicația rulează în fundal sau ecranul este blocat, dar numai cât timp un camion este alocat șoferului și, dacă angajatorul oferă pauza de urmărire, urmărirea nu a fost întreruptă. Aplicația afișează o notificare permanentă în acest timp și îi explică șoferului acest lucru înainte de a solicita permisiunea de localizare a dispozitivului. Perioada de păstrare este aceeași ca pentru celelalte semnale de poziție din aplicația pentru șoferi.
  • Cine mai vede poziția camionului. Poziția poate proveni de la sistemul telematic al camionului sau de la telefonul șoferului. Care dintre cazurile de mai jos se aplică depinde de setările angajatorului.
    • Clientul a cărui marfă o transportă șoferul vede camionul pe o hartă în portalul clienților, cu excepția cazului în care angajatorul dezactivează harta pentru toți clienții sau pentru un singur client. Clientul vede și ora estimată de sosire. Poziția de pe hartă este rotunjită la aproximativ 100 de metri și se vede de la 12 ore înainte de ziua încărcării până la livrare. Detaliile expediției arată numerele de înmatriculare ale camionului și remorcii și prenumele șoferului, indiferent dacă harta este activă.
    • Sistemul informatic al clientului, legat de Druma („conexiune API”), dacă angajatorul partajează pozițiile prin el, primește poziția exactă, viteza și direcția din momentul în care camionul pleacă din primul loc de încărcare până când ajunge la ultimul loc de descărcare. Primește și ora estimată de sosire și distanța rămasă, dacă angajatorul le partajează. Primește numerele de înmatriculare ale camionului și remorcii la fiecare eveniment de stare, și în afara acestei perioade. Dacă harta din portalul clienților este dezactivată, nu primește nicio poziție, dar primește în continuare numerele de înmatriculare.
    • Transporeon, numai pentru transporturile contractate prin Transporeon și numai când angajatorul activează vizibilitatea în Transporeon, primește numărul de înmatriculare al camionului și, dacă angajatorul nu limitează transmiterea la acesta, ultima poziție și direcția camionului, cel mai devreme cu 4 ore înainte de primul punct planificat de pe traseu și până la livrare. Transporeon le transmite clientului care a contractat transportul prin platformă.
    • Sistemul de programare a rampelor al depozitului (Cargoclix), când angajatorul activează pozițiile ETA, primește poziția exactă, viteza și direcția camionului propriu al angajatorului, de la 24 de ore înainte de intervalul programat până la sosirea camionului. O programare conține și numerele de înmatriculare ale camionului și remorcii, numele complet al șoferului și numărul lui de telefon, dar numai dacă formularul depozitului are aceste câmpuri și angajatorul le completează. Un planificator poate atașa fișiere la programare.
    • Dacă angajatorul oferă pauza de urmărire: cât timp urmărirea este în pauză, Druma nu stochează poziții noi ale camionului, iar harta din portalul clienților, conexiunea API și Transporeon nu arată și nu primesc nicio poziție. Pauza nu oprește transmiterea numărului de înmatriculare către Transporeon, dacă angajatorul limitează Transporeon la acesta, nici transmiterea numerelor de înmatriculare către conexiunea API odată cu evenimentele de stare, nici datele dintr-o programare. Cargoclix poate primi în continuare o poziție veche de cel mult 15 minute, adică ultima de dinaintea pauzei. Fiecare destinatar păstrează datele primite după propriile reguli.
• Scorul de performanță al șoferului — un scor derivat din înregistrări deja existente: punctualitate, consum de combustibil raportat la un etalon, mers în gol, incidente și conformitate. Vedeți „Prelucrare automată și AI” mai jos; aceasta este creare de profiluri și o descriem ca atare.
• Date de contact ale clienților și transportatorilor — numele, telefoanele și e-mailurile persoanelor de contact ale clienților și subcontractanților dumneavoastră.
• Comunicări — mesaje pe comenzi între planificatori și șoferi, atașamente, conversații opționale cu asistentul nostru AI.
• Conținutul documentelor — CMR-uri încărcate, POD-uri, semnături eCMR, facturi, bonuri de combustibil, documente de identitate (acolo unde fluxurile de conformitate le impun).
• Date de facturare — nivelul abonamentului, starea plății, sumele facturate. Nu stocăm numere de card.
• Date tehnice și de securitate — adresa IP (pentru autentificare și limitarea ratei de acces), versiunea aplicației, tipul dispozitivului, contextul erorilor (limitat la ce este necesar pentru diagnosticare).
• Date de intrare pentru AI — conținutul documentelor pe care le trimiteți către Smart Import, conținutul mesajelor traduse de funcția noastră de traducere automată, contextul furnizat asistentului AI. Când asistentul opțional de date Ask Druma este activat, aceasta include și înregistrările operaționale (comenzi, flotă, finanțe, ore de conducere) și notele comenzilor returnate de întrebările utilizatorului — limitate, în fiecare caz, la datele pe care rolul acelui utilizator îi permite deja să le vadă.

Ne întemeiem pe următoarele temeiuri juridice prevăzute la articolul 6 din RGPD:

• Executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. (b)) — administrarea contului dumneavoastră, procesarea comenzilor, generarea facturilor, crearea eCMR, facturarea abonamentului.
• Obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. (c)) — înregistrarea și verificarea codurilor românești e-Transport (UIT) și transmiterea facturilor e-Factura, e-facturarea europeană Peppol, păstrarea evidențelor contabile (10 ani conform Legii contabilității nr. 82/1991, art. 25), conformitatea privind cabotajul, monitorizarea timpilor de conducere din UE (Reg. 561/2006), cerințele privind datele de tahograf (Reg. 165/2014).
• Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f)) — ne întemeiem pe acest temei pentru scopurile de mai jos. Pentru fiecare, interesul urmărit este numit explicit, pentru că „interese legitime” în sine nu vă spune nimic:
  • Prevenirea fraudei și a abuzului asupra Serviciului — interesul nostru de a proteja Serviciul, clienții noștri și partenerii acestora de preluarea conturilor, comenzi frauduloase și fraude de plată.
  • Securitatea informațiilor și a rețelei — interesul nostru, și al fiecărui utilizator, de a menține Serviciul disponibil și necompromis (limitarea ratei de acces, detectarea abuzurilor pe bază de IP, monitorizarea erorilor). Acesta este recunoscut expres ca interes legitim de considerentul 49 din RGPD.
  • Jurnalizarea de audit a modificărilor înregistrărilor sensibile — interesul clienților noștri de a putea reconstitui cine a modificat ce, ceea ce este și modul în care se soluționează un litigiu între un operator, un client și un șofer.
  • Calculul rutelor și al ETA — interesul operatorului și al destinatarului de a ști când sosește o încărcătură, adică exact funcția pentru care plătesc.
  • Îmbunătățirea produsului pe baza tiparelor de utilizare agregate — interesul nostru de a înțelege ce funcționalități sunt folosite, utilizând date agregate și neidentificabile.
  • Comunicarea directă cu contactele de afaceri — interesul nostru de a contacta persoanele de contact desemnate ale unui client existent sau potențial în legătură cu Serviciul.
  Am efectuat o evaluare a intereselor legitime (un test de echilibrare) pentru fiecare dintre acestea și am concluzionat, în fiecare caz, că interesul nostru nu este surclasat de interesele, drepturile și libertățile dumneavoastră. Un rezumat al fiecărei evaluări a intereselor legitime este disponibil la cerere la [email protected]. Vă puteți opune oricând în temeiul articolului 21.
• Consimțământ (art. 6 alin. (1) lit. (a)) — acolo unde este necesar și unde consimțământul poate fi cu adevărat liber exprimat. În prezent nu ne bazăm pe el pentru nimic legat de stocarea în browser, pentru că fiecare element pe care îl setăm este fie strict necesar, fie o preferință aleasă de dumneavoastră. Acolo unde se folosește consimțământul, îl puteți retrage oricând. Rețineți că nu tratăm consimțământul ca temei valabil pentru monitorizarea angajaților la locul de muncă: vedeți „Prelucrare automată și AI”.

Pentru șoferii angajați ai unui operator care folosește Druma: operatorul (angajatorul dumneavoastră) este operatorul de date. Druma prelucrează datele dumneavoastră ca persoană împuternicită, în numele acestuia, pe bază de contract. Angajatorul dumneavoastră este responsabil să vă furnizeze nota completă de informare conform articolului 13; prezenta notă descrie doar ce face Druma însăși cu datele dumneavoastră.

Despre caseta de bifare din aplicație. La prima conectare — și din nou ori de câte ori această notă este revizuită în mod substanțial — aplicația vă solicită să confirmați că ați primit-o. Această singură casetă de bifare reprezintă o confirmare de primire a notei conform articolului 13/14, nimic mai mult: nu este consimțământ și nu constituie temeiul juridic pentru nicio prelucrare descrisă în acest document. Temeiul pentru fiecare scop este prevăzut mai sus — în principal executarea contractului, obligația legală și interesul legitim — și nu depinde de bifarea casetei. Aceasta se aplică identic indiferent dacă sunteți șofer sau planificator, dispecer, manager de flotă, agent de relații cu clienții sau administrator: fiecare titular de cont primește nota și este rugat să o confirme.

Articolul 13 alineatul (2) litera (e) din RGPD ne obligă să vă spunem dacă furnizarea datelor cu caracter personal este o cerință legală sau contractuală, dacă sunteți obligat să le furnizați și care sunt consecințele nefurnizării.

Dacă lucrați pentru un operator care folosește Druma (planificator, dispecer, manager de flotă, administrator): furnizarea numelui, a e-mailului de serviciu și a rolului este o cerință contractuală — este necesară pentru executarea contractului angajatorului dumneavoastră cu Druma, pentru că un cont nu poate exista fără o identitate de care să fie legat și fără permisiuni atașate acelei identități. Nu sunteți obligat să le furnizați, dar fără ele nu putem crea un cont și nu puteți folosi Serviciul. Fotografia de profil, numărul de telefon și limba preferată sunt complet opționale; necompletarea lor nu schimbă nimic în afară de confort.

Dacă sunteți șofer: situația este mixtă.

• Parțial contractuală. Numele, telefonul și contul de șofer sunt necesare pentru ca angajatorul să vă poată atribui curse prin Serviciu. Fără ele nu vi se poate atribui o comandă în Druma — angajatorul ar trebui să vă dispecerizeze prin alte mijloace.
• Parțial legală. O parte dintre date angajatorul este obligat prin lege să le înregistreze și să le păstreze, iar Druma este instrumentul prin care o face. Evidențele privind conducerea, odihna și timpul de lucru există în temeiul Regulamentului (CE) 561/2006; înregistrările de tahograf și datele cardului de șofer în temeiul Regulamentului (UE) 165/2014; iar pentru transporturile pe teritoriul României care intră în domeniul de aplicare, un UIT trebuie să însoțească transportul conform regulilor românești e-Transport, iar poziția camionului trebuie raportată la ANAF de angajator, prin furnizorul său de telematică sau aplicația ANAF. Pentru acestea, nici dumneavoastră, nici angajatorul nu puteți opta să renunțați: consecința nefurnizării este că respectiva cursă nu poate fi operată legal, iar angajatorul se expune sancțiunilor.
• Opționale. Fotografia de profil, limba interfeței și preferința de menținere a ecranului aprins din aplicația de șofer sunt opționale și pot rămâne nesetate.

Dacă sunteți persoană de contact la un client, furnizor sau transportator subcontractat: numele, e-mailul de serviciu și telefonul dumneavoastră ne sunt furnizate de operatorul cu care colaborați, pentru ca documentele de transport și notificările să poată fi adresate unei persoane reale. Este o cerință contractuală a relației acelui operator cu partenerul său, nu a propriei dumneavoastră relații cu Druma. Dacă nu sunt furnizate, comunicarea se face către o adresă generică a companiei.

Nimic din această pagină nu vă obligă să furnizați categorii speciale de date (articolul 9) și nu ar trebui să introduceți astfel de date în Serviciu.

Tabelul de mai jos este lista completă a terților care primesc date cu caracter personal de la Druma, scopul fiecăruia, datele pe care le primește efectiv, locul unde le prelucrează și dacă datele părăsesc SEE. Este generat din aceeași sursă ca Anexa III a Acordului nostru de prelucrare a datelor, astfel încât cele două documente nu pot spune lucruri diferite. (Tabelul este menținut în limba engleză.)

Pozițiile marcate „only if you connect it” (doar dacă îl conectați) nu primesc absolut nimic decât dacă compania dumneavoastră activează integrarea respectivă. Conectorii de telematică, agregate frigorifice, e-facturare, burse de transport și WhatsApp fac toți parte din acest grup — niciunul nu este activ implicit.

Vă vom notifica prin e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte ca un nou sub-procesator să înceapă prelucrarea datelor dumneavoastră.

Funcția opțională Druma AI (cu propria cheie AI): dacă un administrator de companie activează funcția Druma AI (opt-in, dezactivată implicit) și conectează propria cheie API OpenAI, Anthropic sau Google, întrebările și datele operaționale pe care utilizatorul alege să le trimită sunt prelucrate direct de acel furnizor, în temeiul acordului propriu al operatorului cu el — nu în temeiul acestei note sau al listei noastre de sub-procesatori, și posibil în afara UE. Vedeți Declarația noastră privind AI pentru detalii.

Druma este stabilită în România, iar datele dumneavoastră sunt găzduite implicit în Uniunea Europeană. Atunci când un destinatar din lista de mai sus prelucrează date cu caracter personal în afara SEE, Druma este exportatorul pentru acel transfer, iar acesta este acoperit de Clauzele Contractuale Standard 2021 ale Comisiei Europene (Decizia de punere în aplicare (UE) 2021/914), împreună cu termenii proprii de prelucrare a datelor ai destinatarului — sau, acolo unde destinația beneficiază de o decizie privind caracterul adecvat, de acea decizie. Pentru Google Cloud situația este diferită: Google Cloud EMEA Limited este stabilită în SEE, iar Google însăși se bazează pe EU-US Data Privacy Framework și pe clauze contractuale standard cu proprii sub-procesatori (a se vedea mai jos, Prelucrare automată și AI).

Aceștia sunt destinatarii pentru care datele părăsesc sau pot părăsi SEE (listă menținută în limba engleză):

• Supabase (Supabase, Inc.) (may leave the EEA) — Data is stored in the EU. The vendor is US-established, so remote support access is covered by the 2021 SCCs in the Supabase DPA.
• Cloudflare, Inc. (leaves the EEA) — 2021 SCCs in the Cloudflare DPA; EU-US Data Privacy Framework where applicable.
• Sentry (Functional Software, Inc.) (may leave the EEA) — Data is stored in the Sentry EU region. The vendor is US-established, so support access is covered by the 2021 SCCs in the Sentry DPA.
• Resend, Inc. (leaves the EEA) — 2021 SCCs in the Resend DPA. Migration to an EU-resident email provider is on the roadmap.
• Google Cloud — Vertex AI, Google Search grounding (company and site enrichment only) (may leave the EEA) — Google’s terms exclude Google Search grounding from the EU data-location commitment, so the search query derived from the identifiers above, and the grounded request, may be processed outside the EEA. Google retains grounding queries for up to 3 days for debugging; this cannot be disabled. Transfer safeguards: Google Cloud EMEA Limited is in the EEA; for onward transfers Google relies on the EU-US Data Privacy Framework (Google LLC is certified) for the US and on Standard Contractual Clauses between Google and its own subprocessors for other third countries (Google Cloud DPA, Appendix 3, section 4.1). This is not a new sub-processor (Google already) but a disclosure refinement for this one feature.
• Anthropic PBC (leaves the EEA) — Transfer to the United States under the 2021 EU Standard Contractual Clauses (Module Two, controller to processor, and Module Three, processor to processor) incorporated in Anthropic’s Data Processing Addendum, which forms part of its commercial terms, with a UK Addendum and a Swiss Addendum (Irish law and courts). Anthropic notifies changes to its own sub-processors in advance, with a 15-day objection window; customer data is deleted within 30 days after termination. Under Anthropic’s commercial terms, API inputs and outputs are not used to train its models; retention is as stated in those terms. Druma prefers Google Gemini on the EU endpoint where EU-only processing is required: the fallback for the documentation chatbot is Gemini.
• Mistral AI SAS (may leave the EEA) — Mistral AI SAS is established in France. Under its API terms customer data is not used to train its models; the API keeps requests for a short period for abuse monitoring unless zero data retention is agreed for the account. Because the processing location of every request and the sub-processors of Mistral are not yet confirmed in writing, Druma lists the transfer as possible and relies on the 2021 EU Standard Contractual Clauses (Module Three, processor to processor) for any onward transfer outside the EEA.
• Google Cloud Translation API (leaves the EEA) — Google Cloud Translation (Basic) has a global endpoint, so data cannot be kept in a specific region. Google Cloud EMEA Limited is in the EEA; for onward transfers Google relies on the EU-US Data Privacy Framework (Google LLC is certified) for the US and on Standard Contractual Clauses between Google and its own subprocessors for other third countries (Google Cloud DPA, Appendix 3, section 4.1). Message auto-translation can be switched off per user in profile settings.
• Google LLC — Firebase Cloud Messaging (leaves the EEA) — EU-US Data Privacy Framework (Google LLC is certified).
• Meta Platforms (WhatsApp Business Cloud API) (leaves the EEA) — 2021 SCCs. Off unless the company enables the WhatsApp driver channel.
• Transporeon GmbH (Germany, Trimble group) (may leave the EEA) — Processing is in the EU; the parent group is US-established, so group-level access is covered by the 2021 SCCs in the Transporeon DPA.
• Dr. Meier & Schmidt GmbH, Cargoclix (Germany) (may leave the EEA) — The hosting location and any transfer safeguard are confirmed with Cargoclix before a Customer connects.
• Geotab Inc. (may leave the EEA) — Druma connects to whichever Geotab database host the Customer’s own Geotab account resolves to. Where that host is outside the EEA the Customer’s own agreement with Geotab governs the transfer.
• Samsara Inc. (may leave the EEA) — Druma connects to Samsara’s EU shard by default. The vendor is US-established, so vendor-side access is covered by the 2021 SCCs in the Samsara DPA; a Customer that overrides the endpoint to a non-EU shard makes that transfer under its own agreement.
• ORBCOMM Inc. (leaves the EEA) — 2021 SCCs in the ORBCOMM agreement.
• Thermo King TracKing (Trane Technologies) (leaves the EEA) — 2021 SCCs in the Thermo King agreement.
• Carrier — Lynx Fleet (Carrier Global Corporation) (leaves the EEA) — 2021 SCCs in the Carrier agreement.
• CHEP (Brambles Limited) (may leave the EEA) — No personal data is transmitted. Where CHEP processing takes place outside the EEA it is covered by the Customer’s own CHEP account terms.

Copii ale Clauzelor Contractuale Standard și ale termenilor de prelucrare a datelor ai destinatarilor pe care ne bazăm, cu clauzele comerciale ocultate, sunt disponibile la cerere la [email protected].

Furnizorii de hărți sunt un caz ușor diferit: browserul dumneavoastră îi contactează direct când deschideți o hartă, așa că la ei ajung adresa dumneavoastră IP și coordonatele porțiunii de hartă pe care o priviți — nu datele contului sau ale comenzilor. Vedeți Politica noastră de cookie-uri.

Păstrăm datele cu caracter personal doar atât timp cât avem nevoie de ele pentru scopurile de mai sus. Fiecare perioadă de mai jos este aplicată printr-o sarcină automată de ștergere, cu excepția cazurilor în care se menționează altfel.

Date de localizare

• Poziția în timp real a vehiculului din telematică — un singur rând per vehicul, suprascris la fiecare actualizare; un traseu separat, de scurtă durată, al pozițiilor recente (pentru vizualizarea de urmărire a vehiculului pe harta live) este păstrat 48 de ore, apoi șters.
• Semnalele de poziție din aplicația de șofer și coordonatele înregistrate la schimbările de stare ale comenzilor (sosit, încărcat, livrat) — cel mult 90 de zile, apoi șterse; implicit 30 de zile pentru firmele cu sediul în România, care pot stabili până la 90 de zile.

Evidențe privind șoferii și conformitatea

• Înregistrările de tahograf și de timpi de conducere — 24 de luni. Regulamentul (UE) 165/2014, art. 36, impune operatorului să poată prezenta cel puțin ultimele 12 luni; păstrăm 24 pentru ca o înregistrare să fie încă disponibilă într-o fereastră de control sau audit care depășește minimul legal.
• Datele privind permisul, CPC, ADR și avizul medical al șoferului, împreună cu documentele aferente — acestea sunt evidențe de personal ale angajatorului dumneavoastră, păstrate în Druma în numele lui. Nu le ștergem pe bază de cronometru, pentru că nu este decizia noastră când o evidență de personal încetează să mai fie necesară. Sunt eliminate când angajatorul șterge fișa dumneavoastră de șofer și, în orice caz, când datele companiei sunt purjate conform regulii de 90 de zile de mai jos.
• Scorul de performanță al șoferului — instantaneele lunare ale scorului se păstrează pe durata de viață a contului și sunt eliminate odată cu acesta. Scorul se recalculează din înregistrările de bază, astfel încât se estompează pe măsură ce acele înregistrări își ating propriile limite de păstrare.

Documente, mesaje și AI

• Documentele eCMR și datele de expediție eFTI — 7 ani, acoperind termenul de prescripție din art. 32 al Convenției CMR și cerințele de acces al autorităților din Regulamentul (UE) 2020/1056 privind eFTI.
• Alte documente de transport și POD-uri (scanări CMR, avize de livrare, tichete de cântar, rapoarte de daune, fotografii) — păstrate atât timp cât este păstrată comanda de care aparțin și eliminate odată cu contul, conform regulii de 90 de zile de mai jos. Nu sunt șterse pe un cronometru separat.
• Notele vocale atașate mesajelor — 7 zile, apoi fișierul audio este șters.
• Mesajele pe comenzi — păstrate pe durata de viață a comenzii. Un mesaj șters este purjat la 90 de zile după ștergere.
• Alte conversații și mesaje directe — păstrate pe durata de viață a contului și eliminate odată cu acesta.
• Datele de intrare pentru AI — pentru extragerea din documente și mesaje, Druma nu păstrează o copie separată a ceea ce se trimite unui furnizor de AI. Documentul sau mesajul în sine se păstrează conform propriei reguli de mai sus, iar rezultatul extras devine o înregistrare obișnuită. Două excepții: jurnalul de validare CMR, unde cererea și răspunsul AI brute sunt golite la 18 luni, în timp ce verdictul de validare și scorul de încredere se păstrează, astfel încât decizia rămâne auditabilă fără a păstra textul-sursă; și conversațiile cu asistentul, tratate în punctul următor.
• Conversațiile cu asistentul Ask Druma — 90 de zile de la ultimul mesaj din conversație, apoi șterse automat. Se aplică filei Asistent (asistentul de date opțional și Druma AI), unde conversația este salvată pentru a putea fi reluată mai târziu. O conversație salvată este vizibilă doar pentru utilizatorul care a creat-o — nu pentru colegi și nu pentru un administrator al companiei. Orice conversație poate fi ștearsă oricând din panoul asistentului; conversațiile sunt incluse într-un export de date și sunt eliminate odată cu contul de utilizator. Conversațiile din modul Ajutor nu se salvează deloc: rămân în fila browserului și dispar când pagina este închisă sau reîncărcată. Singura excepție este escaladarea unei conversații de Ajutor prin „Vorbește cu un om" — transcrierea este atunci atașată acelei conversații de suport, ca agentul de suport să vadă contextul, iar întreaga conversație de suport este ștearsă la 90 de zile după ultima activitate.

Evidențe operaționale, tehnice și financiare

• Jurnalul de audit — 12 luni, apoi purjat automat.
• Jurnalul de notificări (evidența e-mailurilor, notificărilor push și în aplicație trimise) — 180 de zile.
• Istoricul ETA — 180 de zile.
• Jurnalul evenimentelor webhook (folosit pentru a evita procesarea dublă a aceluiași eveniment) — 30 de zile.
• Datele tehnice și de securitate (adresa IP, dispozitivul și versiunea aplicației, contextul erorilor) — păstrate doar cât este necesar pentru diagnosticarea și securizarea Serviciului și eliminate odată cu contul. Rapoartele de erori păstrate de furnizorul nostru de monitorizare urmează programul de păstrare propriu al acelui furnizor.
• Facturile și evidențele contabile — 10 ani de la data emiterii, pentru conformitate cu Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25, și Directiva TVA a UE, art. 244. Sunt arhivate în afara vizualizărilor curente după 3 ani.
• Ofertele — expiră la data de valabilitate stabilită de operator; înregistrarea urmează apoi regula contabilă de mai sus.

Datele de cont și de companie

• Datele de cont — păstrate pe durata abonamentului. După încetare, suspendare sau o cerere de ștergere se aplică o fereastră unică de 90 de zile: pe toată durata ei datele pot fi exportate și contul poate fi restaurat, iar la finalul celor 90 de zile datele sunt purjate. Singurele excepții sunt înregistrările supuse perioadelor legale de păstrare de mai sus (facturi, eCMR/eFTI, jurnalul de audit), care rămân izolate și cu acces controlat până la expirarea propriei perioade.

Aceeași perioadă de 90 de zile apare în secțiunea 13 a Condițiilor noastre de utilizare și în secțiunea 11 a DPA-ului nostru. Ștergerea ajunge și la copiile de rezervă criptate: acestea nu pot fi editate selectiv, așa că datele aflate încă într-o copie de rezervă sunt suprascrise pe măsură ce aceasta iese din rotație, cel târziu la 35 de zile după ștergerea din sistemele live.

În temeiul RGPD aveți dreptul:

• De acces la datele cu caracter personal pe care le deținem despre dumneavoastră (art. 15) — vedeți „Cum faceți o cerere de acces” imediat mai jos.
• La rectificarea datelor inexacte (art. 16) — numele, datele de contact, limba și fotografia dumneavoastră pot fi editate direct în profil. Înregistrările operaționale introduse despre dumneavoastră de angajator se corectează de către angajator.
• La ștergere (art. 17) — solicitați la [email protected] sau cereți angajatorului, care vă poate șterge contul de utilizator din Serviciu. Sub rezerva excepțiilor legale de păstrare din tabelul de mai sus.
• La restricționarea prelucrării (art. 18) — solicitați la [email protected].
• La portabilitatea datelor (art. 20) — furnizăm datele în format JSON și CSV prelucrabil automat.
• De a vă opune prelucrării întemeiate pe interese legitime (art. 21) — inclusiv scorului de performanță al șoferului.
• La informații despre procesul decizional automatizat și crearea de profiluri (art. 22 și art. 13 alin. (2) lit. (f)) — vedeți „Prelucrare automată și AI” mai jos.

Cum faceți o cerere de acces. Trimiteți-o la [email protected]. Vom identifica datele cu caracter personal deținute despre dumneavoastră în cadrul Serviciului și le vom furniza, împreună cu informațiile prevăzute la articolul 15 alineatul (1), în termen de o lună. Aceasta este calea pentru orice persoană — planificator, șofer, contact de client sau de transportator — și nu vă costă nimic.

O precizare despre exportul din aplicație, ca să nu existe neînțelegeri. Serviciul conține într-adevăr un instrument de export GDPR la Setări → GDPR, dar acesta nu este un mecanism individual de acces: este disponibil doar administratorilor unei companii și exportă întregul set de date al companiei, nu datele unei singure persoane. Există pentru ca un operator să își poată îndeplini propriile obligații de operator de date. Dacă sunteți șofer sau angajat, nu vă bazați pe el pentru a vă exercita propriul drept de la articolul 15 — scrieți-ne, iar noi vom produce un răspuns limitat la dumneavoastră. Lucrăm la un export per persoană vizată; când va fi livrat, vom spune aici și vom descrie ambele căi.

Acolo unde Druma acționează ca persoană împuternicită pentru angajatorul dumneavoastră, s-ar putea să fie necesar să direcționăm cererea prin acesta, în calitate de operator. Dacă o facem, vă vom informa prompt și vom transmite cererea fără întârziere, astfel încât nimic să nu se piardă.

Răspundem în termen de o lună. Putem prelungi cu până la încă două luni pentru cereri complexe; vă vom informa în prima lună dacă este cazul. Nu percepem taxe, cu excepția cererilor vădit nefondate sau excesive.

Aveți dreptul să depuneți o plângere la o autoritate de supraveghere — în special în țara din UE în care locuiți, lucrați sau în care a avut loc presupusa încălcare:

• România — ANSPDCP (autoritatea de supraveghere principală) — dataprotection.ro
• Belgia — Autoritatea pentru Protecția Datelor (APD/GBA) — autoriteprotectiondonnees.be
• Alte țări UE/SEE — autoritatea națională de protecție a datelor. CEPD listează toate autoritățile la edpb.europa.eu.

Vă protejăm datele prin măsuri care includ:

• Criptare în tranzit (TLS 1.2+) și în repaus (administrată de Supabase).
• Securitate la nivel de rând pe tabelele care conțin date ale clienților — izolare strictă a companiilor (multi-tenant).
• Autentificare JWT, HMAC sau service-role pe fiecare endpoint de server.
• Secrete stocate într-un seif administrat, niciodată în codul sursă.
• Limitarea ratei de acces pentru API-urile care apelează servicii terțe plătite.
• Jurnal de audit cuprinzător al modificărilor înregistrărilor sensibile.
• Revizuirea periodică a posturii de securitate a sub-procesatorilor.

Dacă o încălcare a securității datelor vă afectează, vom notifica operatorul care controlează datele dumneavoastră în termen de 72 de ore de la luarea la cunoștință și, acolo unde este cazul, vă vom notifica direct, fără întârzieri nejustificate.

Codul propriu al Druma nu setează niciun cookie. Ceea ce folosește este stocarea în browser — localStorage și sessionStorage pentru starea de autentificare, compania activă și preferințele de interfață, plus un depozit IndexedDB pe telefonul șoferului, care păstrează documentele aflate în coadă pentru încărcare cât timp este offline. Singurul cookie propriu-zis este cookie-ul de gestionare a boților setat de furnizorul nostru de CDN. Nu setăm nimic pentru analiză sau marketing.

Un singur lucru ajunge la un terț direct din browserul dumneavoastră: furnizorul nostru de CDN vede metadatele cererilor la fiecare încărcare de pagină. Asta include și vizualizările de hartă: dalele de fundal vin de la propriul nostru serviciu de dale, din aceeași rețea, așa că niciun furnizor de hărți separat nu vede zona de hartă privită. Politica noastră de cookie-uri conține inventarul complet, grupat pe scopuri, acoperind aplicația, aplicația de șofer și site-ul public.

Funcționalitățile AI de bază ale Druma — extragerea din documente (Smart Import, ingestia facturilor primite) și asistentul AI din aplicație — rulează pe Google Vertex AI, folosind endpoint-ul multi-regional UE al Google. Conform condițiilor Google, datele sunt stocate, iar procesarea ML se desfășoară în statele membre UE atunci când se folosește endpoint-ul UE (Service Specific Terms ale Google, AI/ML Data Location); Druma este configurată să folosească endpoint-ul UE. Acesta este angajamentul publicat de Google, nu un audit al Druma. Entități Google, inclusiv Google LLC din SUA, pot accesa în cazuri limitate datele pentru a întreține serviciul sau a remedia probleme tehnice (lista de sub-procesatori Google). Pentru transferurile ulterioare, Google se bazează pe EU-US Data Privacy Framework (Google LLC este certificată) pentru SUA și pe clauze contractuale standard între Google și propriii sub-procesatori pentru alte țări terțe (Google Cloud Data Processing Addendum, Appendix 3, secțiunea 4.1). Conform Service Specific Terms ale Google Cloud (restricția de antrenare), Google nu folosește datele clienților pentru a antrena sau a ajusta modele AI/ML fără permisiunea noastră. Conform documentației Google privind monitorizarea abuzurilor, Google poate înregistra prompturile semnalate de clasificatorii săi de siguranță timp de până la 90 de zile, în aceeași regiune UE, pentru a investiga abuzuri, și păstrează intrările în memorie până la 24 de ore. O singură funcționalitate face excepție: cercetarea web opțională, declanșată de utilizator, despre o companie sau un amplasament (îmbogățirea datelor companiilor și amplasamentelor) este în prezent dezactivată pentru toți clienții; dacă este activată, este dezactivată implicit pentru fiecare companie și folosește Google Search grounding, pe care condițiile Google îl exclud din angajamentul de localizare a datelor în UE, astfel că o cerere cu grounding poate fi procesată în afara UE. Google păstrează interogările de grounding până la 3 zile pentru depanare, iar acest lucru nu poate fi dezactivat. Aceasta trimite identificatori comerciali publici (numele companiei sau amplasamentului, țara, orașul, codul de TVA și indicatorul de validitate, denumirea legală din verificarea VIES, adresa site-ului și textul public al site-ului propriu al unui amplasament) — fără date de comenzi, documente sau șoferi și fără înregistrări de contact din contul dumneavoastră Druma; textul public al site-ului propriu al unei companii și numele comercial al unui PFA pot conține incidental date cu caracter personal. Garanțiile de transfer sunt cele descrise mai sus.

Traducerea mesajelor șofer-planificator nu folosește Vertex AI, ci Google Cloud Translation API, care nu este limitat la un endpoint UE, astfel că textul tradus al mesajelor poate fi procesat în afara UE (aceleași garanții de transfer ca mai sus).

Separat, un administrator de companie poate activa Druma AI (cu propria cheie AI) — dezactivat implicit. Odată activat și configurat cu cheia API proprie a companiei de la OpenAI, Anthropic sau Google, datele operaționale pe care un utilizator alege să le interogheze sunt trimise acelui furnizor în temeiul acordului propriu al operatorului cu el și pot părăsi UE. Dacă cheia Google este o cheie gratuită (free-tier), condițiile proprii ale Google permit Google să folosească ceea ce este trimis pentru a-și îmbunătăți produsele, iar Google permite doar chei plătite pentru utilizatorii din SEE, Elveția și Regatul Unit; se aplică condițiile Google proprii ale companiei, nu acordurile Druma cu Google Cloud.

Fiecare rezultat AI este tratat ca o ciornă. Un utilizator uman trebuie să revizuiască și să confirme înainte ca orice date să fie create, modificate sau trimise. Nu există decizii complet automatizate care să producă efecte juridice sau efecte similare semnificative (art. 22). Puteți dezactiva traducerea automată a mesajelor din setările profilului.

Crearea de profiluri: scorul de performanță al șoferului. Druma calculează un scor de performanță al șoferului și vrem să fim exacți cu privire la ce este acesta, în loc să îl ascundem în spatele faptului că nu este „AI”.

• Este creare de profiluri în sensul articolului 4 alineatul (4) din RGPD: este o prelucrare automată a datelor cu caracter personal folosită pentru a evalua aspecte referitoare la o persoană, în special performanța la locul de muncă și fiabilitatea. Îl declarăm ca atare.
• Nu este inteligență artificială și nu este învățare automată. Este o medie ponderată fixă și publicată a cinci componente — punctualitate (35%), consum de combustibil raportat la etalon (20%), mers în gol (15%), incidente (15%) și conformitate cu regulile privind timpii de conducere (15%). Nu se antrenează și nu se aplică niciun model și nu se trimit date niciunui furnizor de AI pentru a-l produce.
• Nu produce efecte juridice sau efecte similare semnificative și nu este o decizie automatizată în sensul articolului 22. Nimic din Druma nu acționează de la sine pe baza scorului: este o cifră afișată unui manager de flotă, care decide ce face cu ea, dacă face ceva.
• Lipsa datelor nu vă penalizează. O componentă fără date este exclusă, iar ponderile rămase sunt redistribuite, în loc ca componenta să fie notată cu zero. Când eșantionul este prea mic pentru a fi relevant, componenta și scorul general sunt marcate ca având încredere scăzută.
• Drepturile dumneavoastră. Puteți cere componentele din spatele scorului dumneavoastră și modul de calcul al fiecăreia, puteți contesta o cifră pe care o considerați greșită și vă puteți opune creării de profiluri în temeiul articolului 21 — scrieți la [email protected] sau ridicați problema la angajator, care decide dacă folosește sau nu funcționalitatea.

Datele continue de poziție, înregistrările de tahograf și un scor de performanță constituie, împreună, monitorizarea persoanelor la locul de muncă. Angajatorul dumneavoastră, nu Druma, decide dacă le activează și pe ce temei juridic — și, foarte important, consimțământul nu este un temei valabil pentru monitorizarea angajaților, din cauza dezechilibrului de putere dintr-o relație de muncă. Publicăm o evaluare a impactului asupra protecției datelor care acoperă monitorizarea șoferilor, pe care operatorii o pot folosi ca punct de plecare pentru propria evaluare; cereți-ne o copie.

Vedeți Declarația noastră separată privind AI pentru detalii tehnice.

Druma a implementat pregătirea pentru Regulamentul eFTI al UE (Regulamentul (UE) 2020/1056), care permite autorităților competente (vamă, control în transporturi) să acceseze electronic datele expedițiilor începând cu 9 iulie 2027. Atunci când un eCMR sau o comandă de transport este asociată unui link unic eFTI (UIL), datele expediției corespunzătoare acelui UIL — inclusiv descrierea mărfii, ruta și părțile expediției — pot fi accesate de autoritățile autorizate prin platforma eFTI în cadrul unui control în trafic sau al unei verificări portuare.

Acest acces se întemeiază pe articolul 6 alineatul (1) litera (c) din RGPD (obligație legală). Nu este necesar niciun consimțământ suplimentar. Druma înregistrează fiecare eveniment de acces al autorităților în jurnalul de operațiuni eFTI, conform cerințelor Regulamentului.

Putem actualiza această notă din când în când. Numărul versiunii și data intrării în vigoare din partea de sus vor fi revizuite. Pentru modificări semnificative vom notifica utilizatorii înregistrați prin e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte ca noua versiune să intre în vigoare și vom solicita reacceptarea la următoarea autentificare.

Pentru întrebări legate de confidențialitate: [email protected]. Pentru asistență generală: [email protected].