Zlecenie z e-maila, PDF-a lub Excela. Spedytor dostaje gotowy szkic

Niemiecki zleceniodawca przysyła zlecenie w PDF-ie: załadunek w Poznaniu w czwartek, 24 palety, rozładunek w Stuttgarcie w sobotę, numer 4500123987 w nagłówku. Spedytor przekazuje e-mail do firmowej skrzynki zleceń. Na liście Przyjęcie w Zleceniach pojawia się szkic z oboma punktami, datami, 24 paletami i numerem referencyjnym, a nadawca jest już dopasowany do listy klientów. Spedytor otwiera szkic z PDF-em obok formularza, porównuje pola i potwierdza.

Kiedy szkic staje się zleceniem bez spedytora

Domyślnie nigdy.

Firma może włączyć automatyczne potwierdzanie, ale nawet wtedy szkic staje się zleceniem tylko przy dokładnym dopasowaniu klienta (po numerze VAT, po adresie nadawcy wpisanym przy tym kliencie albo po ręcznym mapowaniu) i przy wypełnieniu wszystkich wymaganych pól. Klient znaleziony po nazwie lub domenie e-mail zostawia szkic bez zmian. Klient z blokadą kredytową nie przechodzi automatycznie. Powód decyzji zostaje przy zleceniu, więc spedytor może go później sprawdzić.

Skrzynka, skan, Outlook, arkusz

Każda firma ma własny adres skrzynki zleceń. E-mail przekazany lub skopiowany na ten adres daje szkic z treści i załączników. Jeden e-mail z trzema zleceniami to trzy szkice, a odpowiedź w tym samym wątku łączy się ze zleceniem, którego dotyczy.

Przycisk „Skanuj zlecenie” jest na pasku zleceń. Po wgraniu PDF-a, zdjęcia wydruku, pliku Word lub arkusza otwiera się wypełniony formularz z oryginałem obok. Dodatek do Outlooka zamienia otwarty e-mail w szkic jednym przyciskiem.

Dla firmy, która prowadzi zlecenia w Excelu, arkusz jest najprostszym początkiem, bo trafia do tej samej kolejki co e-mail, a każdy wiersz staje się szkicem. Druma rozpoznaje nagłówki kolumn w dziewięciu językach, w tym po polsku, bez modelu AI. Pamięta układ kolumn dla każdego nadawcy i uczy się go od nowa, gdy wymagana kolumna się przesunie lub zniknie. Pliki CSV w kodowaniu Windows-1250 czyta bez kłopotu, więc polskie znaki z eksportów starszych programów zostają na miejscu.

Na liście Przyjęcie przy każdym szkicu widać źródło, także przy ładunkach z platform.

Sprawdzanie szkicu

Dokumenty czyta Google Gemini przez unijny punkt dostępu Vertex AI, a informacja o AI w serwisie Drumy podaje, co jest wysyłane i dokąd. Szkic ma znacznik „Szkic AI” i procent pewności. Ta liczba mówi, na ile Druma ufa swojemu odczytowi dokumentu, a o samym ładunku nic nie mówi.

Dokładny numer VAT daje dopasowanie klienta automatycznie, podobna nazwa tylko podpowiedź. Nadawcę spoza listy można dodać jako nowego klienta wprost ze szkicu.

Zleceniodawca, który co tydzień wysyła ten sam układ, dostaje własny szablon odczytu. Model AI pisze go raz na podstawie kilku dokumentów tej firmy. Później jej zlecenia są czytane bez modelu, szybciej i za każdym razem tak samo, a poprawki spedytora ulepszają szablon. Co dwudziesty dokument nadal czyta model, dla kontroli. Gdy szablon pomyli się przy trzech z ostatnich 20 dokumentów, jest wycofywany, a nowy powstaje z przykładów.